Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Marco legal y responsable

El tratamiento de datos personales se rige por la legislación chilena de protección de datos, en particular la Ley N° 19.628 y la Ley N° 21.719, y demás normas aplicables.

Respecto de los datos de la cuenta del Cliente y de sus usuarios, la Plataforma —Honorem SpA, RUT 78.489.559-9— actúa como responsable. Respecto de los datos de los deudores, el Cliente (Acreedor) es el responsable y la Plataforma actúa como mandataria/encargada del tratamiento, por cuenta y según instrucciones del Cliente, en virtud del Mandato de Cobranza.

Honorem SpA, RUT 78.489.559-9, está representada legalmente por [por definir: representante legal]. Su domicilio postal es [por definir: domicilio postal].

Para todo lo relativo a datos personales, incluido el ejercicio de los derechos descritos en el punto 10, el titular puede dirigirse a Honorem SpA, RUT 78.489.559-9, al correo cobranza@recaudia.cl o al formulario disponible en recaudia.cl/derechos.

2. Datos tratados, origen y finalidades

La Plataforma trata las siguientes categorías de datos:

Además, los datos se tratan para cumplir obligaciones legales.

3. Base de licitud y registro del consentimiento

El tratamiento de los datos del Cliente se funda en la ejecución del contrato y en el cumplimiento de obligaciones legales.

El tratamiento de los datos de los deudores se realiza por cuenta del Cliente, quien declara contar con base de licitud para entregarlos y encargarlos (por ejemplo, la ejecución o cobro del contrato que originó la deuda, o el interés legítimo del acreedor).

De cada aceptación se deja constancia de la versión del documento, la fecha y la hora, por separado para cada documento aceptado.

4. Uso de inteligencia artificial

La Plataforma utiliza modelos de inteligencia artificial para apoyar la validación de documentos, estimar la recuperabilidad y sugerir acciones. Estas son herramientas de apoyo: las decisiones relevantes quedan sujetas a supervisión humana y no se adoptan decisiones con efectos jurídicos basadas únicamente en tratamiento automatizado sin intervención humana.

La publicación de un deudor en un registro de morosidad siempre requiere que un integrante del equipo la ejecute; ningún proceso automático la realiza.

5. Encargados, terceros y transferencia internacional

Para operar, la Plataforma se apoya en los siguientes proveedores, que tratan datos por su cuenta (encargados del tratamiento), cada uno solo para la función que se indica:

Las comunicaciones dirigidas al correo de contacto se reciben mediante un servicio de correo de un tercero, Zoho, con servidores en Estados Unidos, bajo sus propios términos.

En consecuencia, los datos se almacenan y procesan FUERA DE CHILE, principalmente en Brasil y en Estados Unidos, lo que constituye una transferencia internacional de datos. A la fecha de este documento no consta una determinación de la Agencia de Protección de Datos Personales sobre el nivel adecuado de protección de esos países; las transferencias se amparan en cláusulas contractuales que establecen garantías adecuadas, según se indica a continuación. Si la Plataforma incorpora, sustituye o elimina un proveedor, actualizará esta Política.

Con Supabase, Vercel, Resend, Anthropic y Meta Platforms rige un acuerdo de tratamiento de datos que los obliga a tratarlos solo conforme a nuestras instrucciones e incluye cláusulas contractuales estándar como garantía para la transferencia internacional. Las entradas y salidas enviadas a los modelos de Anthropic se eliminan dentro de los treinta días siguientes, salvo las excepciones de su propia política.

Mercado Pago procesa los pagos con tarjeta que el deudor decide hacer en línea, como responsable de esos datos y bajo sus propios términos. La Plataforma no recibe ni guarda los datos de la tarjeta: solo obtiene el resultado de cada pago.

Para verificar que cada factura cargada existe, la Plataforma consulta al Servicio de Impuestos Internos con los datos del propio documento.

Los datos se entregan a cada proveedor únicamente en la medida necesaria para la función señalada. La Plataforma no vende los datos personales, no los arrienda, no los cede a título oneroso ni los usa con fines publicitarios o de marketing, propios o de terceros, ni para fines distintos de los aquí señalados.

6. Canal de WhatsApp

La gestión de cobranza se realiza por correo electrónico y también por WhatsApp, a través de WhatsApp Business de Meta Platforms. Por ese canal viajan solo los datos necesarios para la gestión: la identificación del acreedor, del documento o de la cuota, el monto adeudado, la fecha de vencimiento cuando corresponde y el enlace para pagar, objetar o pedir facilidades.

Meta Platforms trata esos mensajes conforme a sus propias condiciones y a los términos descritos en el punto 5.

Los avisos de cobranza se envían entre las 8:00 y las 20:00, y no en domingo ni en feriados nacionales. Los avisos informativos que responden a una acción del deudor o del Cliente, como la confirmación de un pago o de un convenio, se envían en el momento en que la acción ocurre.

BAJA DEL CANAL. Quien reciba estos mensajes puede pedir, por la misma conversación de WhatsApp y con sus propias palabras, que dejemos de escribirle por ese medio. La baja es inmediata y cancela los avisos de WhatsApp programados.

La baja es del canal, no de la deuda: las comunicaciones de cobranza continúan por correo electrónico. Para oponerse al tratamiento de sus datos, la vía es el punto 10.

7. Seguridad

Los datos viajan cifrados y se almacenan cifrados en reposo. El acceso está segmentado por roles y cada Cliente accede únicamente a sus propios registros.

8. Incidentes de seguridad y notificación de brechas

Si se produce una vulneración de las medidas de seguridad que ocasione la destrucción, filtración, pérdida o alteración de datos personales, o un acceso no autorizado a ellos, la Plataforma lo comunicará a la Agencia de Protección de Datos Personales por los medios más expeditos y sin dilaciones indebidas, cuando exista un riesgo razonable para los derechos de los titulares.

En paralelo lo comunicará al titular afectado, dentro de un plazo máximo de 72 horas contadas desde que la Plataforma confirma la vulneración, indicando: (i) qué datos se vieron comprometidos y de qué naturaleza; (ii) las medidas de contención adoptadas de inmediato; (iii) las consecuencias posibles y las recomendaciones que correspondan; y (iv) el canal habilitado para consultas, que es el indicado en el punto 10.

Cuando la vulneración afecte datos de deudores, la Plataforma lo comunicará también, y de inmediato, al Cliente acreedor, porque respecto de esos datos él es el responsable del tratamiento y la Plataforma actúa como encargada.

9. Conservación de los datos

Cumplido el plazo de conservación de cada categoría de datos, la Plataforma los elimina o, cuando corresponde, los anonimiza. Los plazos siguientes se fijaron considerando la prescripción de las obligaciones civiles y comerciales, los deberes de conservación de antecedentes tributarios y de registro de la cobranza, y la prescripción de las infracciones a la ley de datos personales.

Mientras el deudor mantenga alguna deuda activa en el servicio y hasta dos (2) años después de que se cierre la última, se conservan sus datos y los de sus contactos, los avisos y mensajes de cobranza, los reclamos y sus documentos de respaldo, y las facturas; cumplido ese plazo, el expediente se elimina. El perfil de comportamiento de pago se conserva mientras el deudor tenga una deuda activa y hasta doce (12) meses después.

Una deuda que nunca se paga se cierra por prescripción y sus datos se eliminan a los cuatro (4) años contados desde su vencimiento, conforme al deber de eliminación de oficio de la Ley N° 21.719.

Los pagos, comprobantes, liquidaciones y facturas de cobro se conservan, con el nombre y el RUT del deudor, por seis (6) años; cumplido ese plazo se anonimizan el nombre y el RUT, y se conservan solo los montos y las fechas.

Los datos de la cuenta del Cliente, sus aceptaciones, sus declaraciones y los documentos con que se verificó se conservan mientras la cuenta esté activa. Si el Cliente la cierra, lo que puede pedir desde su portal, se conservan hasta cinco (5) años después del cierre y luego se eliminan. Los datos bancarios del Cliente se conservan mientras su cuenta esté activa y se eliminan al cerrarla, lo que solo ocurre cuando no quedan liquidaciones pendientes.

Las solicitudes de ejercicio de derechos se conservan, junto con la respuesta dada, por cuatro (4) años desde que se responden.

Estos plazos se aplican desde el 29 de septiembre de 2026, antes de que la Ley N° 21.719 entre en vigencia el 1 de diciembre de 2026. Mientras un titular espera el cumplimiento de estos plazos, puede solicitar la supresión de sus datos por la vía del punto 10, y esa solicitud se atiende caso a caso dentro del plazo allí indicado.

10. Derechos de los titulares y cómo ejercerlos

Los titulares pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación (supresión), oposición y portabilidad. No se requiere tener una cuenta en la Plataforma: el deudor y cualquier otra persona cuyos datos se traten pueden ejercerlos por igual.

El ejercicio de estos derechos es GRATUITO y se realiza por cualquiera de estas dos vías: el formulario disponible en recaudia.cl/derechos, o un correo a cobranza@recaudia.cl. El formulario es preferible porque deja constancia inmediata de la fecha de recepción y entrega un acuse.

Toda solicitud, presentada por el formulario o por correo, se responde dentro de un plazo máximo de 30 días corridos contados desde su recepción, prorrogable por una sola vez hasta por treinta (30) días corridos. Si la solicitud es rechazada, total o parcialmente, o no se responde dentro del plazo, el titular puede reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales. Quien usa el formulario recibe un acuse por correo con la fecha exacta en que vence ese plazo.

Cuando la solicitud recaiga sobre datos de un deudor, la Plataforma la deriva al Cliente (Acreedor), que es el responsable de esos datos, y se lo informa al titular por el mismo medio, dejando constancia de la derivación y de su fecha.

La portabilidad puede ejercerse además de inmediato y sin solicitud: el Cliente descarga la copia completa de sus datos desde su portal, y la empresa deudora lo que la Plataforma registra sobre ella desde su acceso de consulta, una vez verificada su identidad. Ese acceso solo se concede a un contacto que el Cliente (Acreedor) registró para esa empresa: el código de verificación se envía únicamente al correo de ese contacto y muestra solo las deudas de los acreedores que lo registraron. La copia se entrega en un formato estructurado y de uso común.